מהו תהליך?

כמשרד אנו עוסקים בניהול בתהליכים, חלק מהתהליכים פשוטים ואורכים זמן קצר יחסית. אחרים מורכבים ונמשכים זמן רב. משרדים נעזרים בטבלאות אקסל או GoogleSheet וקיימות מערכות הנהלת החשבונות התומכות בניהול תהליכים רוחביים.  בנוסף, ניתן לקבל דוחות בחתכים שונים מרשויות המס (בטל"א-מייצגים או דרך שע"מ).

האתגר בניהול תהליכים במשרד נובע בין היתר מהסיבות הבאות:

 

  • קושי באיסוף המידע הנמצא במערכות שונות או אצל עובדים שונים – אנחנו רוצים לבצע את העבודה ולא למלא טבלאות.. נכון? 
  • כל תהליך מורכב משלבים שונים בהתאם לנהלי העבודה במשרד
  • מורכבות, התניות והקשרים בין שלבים שונים בתהליך
  • איתור צוואר בקבוק שנוצר בתהליך ואיבוד זמן יקר עד לבירור המידע
  • עבור כל לקוח/ה התהליך מתחיל במועד שונה – ובכל נקודת זמן, כל אחד מהלקוחות נמצא בשלב אחר של התהליך.

תהליכים במשרד

כמשרד פעיל אתם מכירים היטב -:) 

  • קליטת לקוח חדש (פתיחת תיקים ברשויות, קליטה ממשרד אחר וכד')
  • דוח אישי-שנתי למס הכנסה (פטורים, מורשים, בעלי שליטה וכד') 
  • הצהרת הון
  • ביקורת שנתית (חברות, עמותות, אגודות וכד')  ודוחות תאגידים לצורכי מס 
  • דוחות תקופתיים לרשם החברות/אגודות/עמותות
  • ביקורת ניהול ספרים / שומות מ"ה / מע"מ / ניכויים / תמ"ת / בטל"א / וכד' 
  • בדיקות והערכות מס באמצע השנה ולקראת סופה
  • חישוב ודיווח על מחזורים לעוסקים פטורים
  • סיום התקשרות עם לקוח (סגירת תיקים או מעבר למשרד אחר)
  • דיווחים חצי שנתיים / שנתיים 126 / 856 / איחוד עוסקים / מחזורים לעוסקים פטורים 
 
ועוד … 

באמצעות מערכת Doctome ניתן לקבל תמונה אחת במקום אחד עבור כל הלקוחות ולכל התהליכים במשרד

איך זה עובד?

המערכת מציעה שיטת אוטומציה רוחבית מלאה לכל התהליכים ונוהלי העבודה במשרד. המערכת מאפשרת למשתמשים לעדכן סטאטוס ולקבל תמונת מצב מלאה

שלב א' – בחירה של תהליכים קיימים ומובנים במערכת (בהמשך גם בניית תהליכים יחודיים למשרד)

שלב ב' – קישור לקוחות (או קבוצת לקוחות) לתהליך  

שלב ג' – ניהול התהליך באופן רוחבי עבור כל הלקוחות שנבחרו 

מה מנוהל בתהליך?

ניהול תאריכי התחלה וסיום 

קישור אנשי קשר לתהליך 

סטאטוסים לכל שלב בתהליך / חלק 

אפשרות לשלב משימה קיימת כחלק מהתהליך

קבלת התראות לפי שלבים בתהליך 

אפשרות לווסת את התהליך על פני השנה ולאתר צווארי בקבוק 

אפשרות להעביר משימות לאדם אחד במשרד

אפשרות לגילגול התהליך משנה לשנה