תהליכים רוחביים
1
קליטת לקוח חדש (פתיחת תיקים ברשויות, קליטה ממשרד אחר וכד')
2
דוח אישי-שנתי למס הכנסה (פטורים, מורשים, בעלי שליטה וכד')
3
הצהרת הון
4
ביקורת שנתית (חברות, עמותות, אגודות וכד') ודוחות תאגידים לצורכי מס
5
דוחות תקופתיים לרשם החברות/אגודות/עמותות
6
ביקורת שנתית (חברות, עמותות, אגודות וכד') ודוחות תאגידים לצורכי מס
7
בדיקות והערכות מס באמצע השנה ולקראת סופה
8
חישוב ודיווח על מחזורים לעוסקים פטורים
9
סיום התקשרות עם לקוח (סגירת תיקים או מעבר למשרד אחר)
10
דיווחים חצי שנתיים / שנתיים 126 / 856 / איחוד עוסקים
חלק מהתהליכים פשוטים ואורכים זמן קצר, אחרים מורכבים ונמשכים זמן רב.
משרדים נעזרים בקבצי אקסל או GoogleSheet וקיימות מערכות ניהול או הנהלת החשבונות התומכות בניהול תהליכים
בנוסף, ניתן להפיק דוחות בחתכים שונים מרשויות המס (בטל"א-מייצגים או דרך שע"מ).
האתגר בניהול תהליכים במשרד נובע, בין היתר, מהסיבות הבאות:
איסוף המידע
ממערכות שונות או אצל עובדים שונים - אנחנו רוצים לבצע את העבודה ולא למלא טבלאות
מועד שונה
התהליך מתחיל במועד שונה וכל אחד מהלקוחות נמצא בשלב אחר של התהליך במועד זמן נתון
מורכבות, התניות והקשרים
בין שלבים שונים בתהליך
מעקב אחרי נתונים
דינאמיים המשתנים לעיתים אף ברמה יומית
איתור צווארי בקבוק
בתהליך ואיבוד זמן יקר עד לבירור המידע
שלבים שונים
שלבים שונים בהתאם לנהלי העבודה במשרד
איך זה עובד?
המערכת מציעה שיטת אוטומציה רוחבית מלאה לתהליכים ונוהלי העבודה. המערכת מאפשרת למשתמשים לעדכן סטאטוס ולקבל תמונת מצב מלאה
בחירה של תהליכים קיימים ומובנים במערכת
שלב א'
קישור לקוחות (או קבוצת לקוחות) לתהליך
שלב ב'
ניהול התהליך באופן רוחבי עבור כל הלקוחות שנבחרו
שלב ג'
במערכת Doctome ניתן לקבל תמונה אחת במקום אחד עבור כל התהליכים במשרד
מה מנוהל בתהליך?
גרף התקדמות, תאריכי התחלה וסיום
קישור אנשי קשר לתהליך
יצירת סטאטוסים לשלבים שונים בתהליך
שילוב משימות
התראות לפי תנאים דינאמיים
בנית תוכנית עבודה על פני השנה ואיתור צווארי בקבוק
ניוד משימות בין אחראים
אפשרות לשיכפול התהליך מתקופה לתקופה
